株式会社や合同会社を設立する際は、必ず「定款」を作成する必要があります。この「定款」とはどのような意味をもつものなのでしょうか？税理士がポイントを解説します。
定款とは？定款はなぜ必要？
株式会社や合同会社を設立する際は、必ず「定款」を作成しなければなりません。この「定款」とは、会社の組織や運営等に関する基本的なルールを記した書類のことをいいます。
例えば、株式会社の場合、株主総会で選任された取締役が会社を経営します。では、取締役は好き勝手に経営してもよいものなのでしょうか？そういう訳ではありません。株主の意向に沿って経営をする必要があります。その株主の意向のようなものを定款で定め、取締役は定款の決まりの中で経営をしていかなければなりません。
会社の商号（会社名）や事業目的、本店の所在地、決算期はもちろん、会社設立時の資本金はいくらで誰が出資しているのか、株式譲渡制限の有無、役員の定数、任期などが記載されるもので「会社の憲法」とも言われます。
会社の基本的事項を定めるものなので、すべての会社が必ず作成しなければなりません。
また、一度決めた定款を変更する際には、株主総会での承認手続などが必要となります。
この定款は、社内規程の位置づけですが、会社設立時には法務局に提出しますし、会社設立後には税務署等に届出を行う際に併せて提出する必要があります。
定款作成のポイント
定款とは、その会社の組織や運営等に関する基本的なルールを記した書類で、会社設立の際に必ず作成する必要があります。そして、一度決めた定款を変更するときは、会社法の規定に従って、株主総会での承認手続きが必要となります。
そのため、定款をできるだけ変更しないで済むように、将来を見据えて必要な事項を予め記載しておくことが必要です。
定款作成のポイントは次のとおりです。
- 事業目的
事業目的は後から追加することもできますが、その場合は登記申請が必要となります。そのため、最初に行う事業のみではなく、近い将来に考えている事業も含めておきましょう。また、最後に、「前各号に付帯する一切の事業」の一文を入れておくと目的を広く解釈することができます。
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- 商号
会社の正式名称は略字を使用せずに記載します。英語表記も定めておくとよいでしょう。また類似商号にも注意が必要です。
（関連記事）会社設立時の類似商号規制と商号調査の方法について
- 本店所在地
定款では最小行政区画（市区町村）までを記載すればよいことになっていますので、最小行政区画までの記載とするのがよいでしょう。番地まで定款で定めることもできますが、その場合は、本店を移転する際に、必ず定款変更手続きが必要となります。最小行政区画までとしておけば、同一市区町村内での移転であれば、定款変更は必要ありません。
- 発行可能株式総数
会社が発行できる最大の株式数で、この数を超える増資はできません。
特に制限はありませんので、将来の増資を見越して、多めに設定しておくとよいでしょう。
（関連記事）会社設立時の発行株式数の決め方、発行可能株式総数との違いは？
- 発起人の住所など
住所は印鑑証明書と一字一句同じように記載しなければなりません。
番地を「○○町１－１」というように省略して記載することはできません。
定款は変更できる？定款変更するときの手続き
定款はあくまで会社内部のルールですから、変更することもできます。
ただし、定款の文書を勝手に書き換えればいいのではなく、会社法の規定に従って変更手続きをしなければなりません。定款は会社の大事なルールですから、それを変更する際は、株主総会の特別決議が必要となります。
特別決議が成立するには次の2つの要件を満たさなければなりません。
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・議決権の過半数を有する株主が出席していること |
普通決議は2分の1以上の賛成が要件ですから、それより重い要件とされています。
また、事業の目的や発行可能株式総数の変更など変更した内容によっては、登記申請が必要となりますので、注意してください。
（関連記事）会社設立後に定款変更するときに必要な手続きは？
定款を紛失したときはどうなる？
定款は会社の重要な書類です。ただ、普段あまり見る書類ではないので、紛失してしまうこともあるでしょう。定款を紛失した場合はどうすればよいのでしょうか？
会社設立時に作成する定款を「原始定款」と言います。この「原始定款」は設立時に法務局や公証人役場（株式会社の場合）に提出しています。一定期間（法務局5年、公証人役場20年）であれば、法務局や公証人役場に申請することにより「原始定款」を閲覧することができます。
ただし、「原始定款」を変更している場合、変更後の定款は、法務局や公証人役場には残されていません。定款変更手続きを司法書士などの専門家に依頼していた場合は、その専門家に問合せをすれば残っているかもしれません。ご自身で変更された場合は、株主総会の議事録などがあればそれを見ればわかりますが、株主総会議事録も残っていない場合はどうしようもありません。この場合、実務的には法務局または公証人役場で「原始定款」を閲覧し、それをもとに、株主総会特別決議を行って変更するという対応になるものと思われます。
まとめ
「定款」について解説しました。普段あまり見るものではありませんが、とても重要な書類です。定款の役割、意味をしっかりと理解しておきましょう。